Nelle Società di Ingegneria, Architettura e di Progettazione, il tempo è la risorsa più preziosa e, allo stesso tempo, la più difficile da controllare.
A differenza dei cantieri, dove molte attività sono misurabili in modo oggettivo, il lavoro di progettazione è fatto di ore uomo, spesso invisibili, frammentate e difficili da rendicontare. In questo contesto si inserisce il concetto di wasted hours, ovvero le ore lavorate che non generano valore per il progetto, per il cliente o per lo studio stesso.
Comprendere cosa sono le wasted hours, riconoscerle e ridurle è oggi un passaggio chiave per migliorare la redditività degli studi tecnici, soprattutto in un mercato sempre più competitivo, con parcelle sotto pressione e clienti sempre più esigenti.
Cosa si intende per Wasted Hours.
Con il termine wasted hours si indicano tutte quelle ore di lavoro che:
- non sono fatturabili al cliente;
- non contribuiscono all’avanzamento reale del progetto;
- non producono un risultato utilizzabile o riutilizzabile;
- non migliorano processi, competenze o qualità del servizio.
Non si tratta necessariamente di tempo “perso” in senso assoluto o di inattività. Spesso le wasted hours nascono da attività svolte con impegno, ma che risultano inefficaci, ridondanti o mal indirizzate.
Un esempio tipico è il rifacimento più volte dello stesso elaborato per mancanza di indicazioni chiare iniziali, oppure le ore spese per cercare informazioni già disponibili ma non strutturate.
Le principali cause delle Wasted Hours negli Studi Tecnici.
- Scarsa definizione iniziale dell'incarico.
Molte wasted hours nascono già nella fase di avvio del progetto; capitolati incompleti, incarichi poco chiari, obiettivi non condivisi con il committente generano inevitabilmente:
- revisioni continue;
- richieste extra non previste;
- rifacimenti di elaborati già prodotti.
Ogni ora spesa a rincorrere chiarimenti successivi è un’ora sottratta alla produttività.
- Mancanza di pianificazione e WBS.
In molti Studi il progetto viene gestito “per abitudine” e non per struttura. L’assenza di una Work Breakdown Structure (WBS) chiara porta a:
- sovrapposizione di attività;
- Commessa
- difficoltà nel capire se un’attività è realmente conclusa.
Senza una scomposizione del progetto in fasi e attività, il tempo si disperde.
- Comunicazione inefficace.
Riunioni non strutturate, e-mail poco chiare, messaggi sparsi su più canali (WhatsApp, telefono, mail) sono una delle principali fonti di wasted hours. Il tempo perso non è solo quello della riunione, ma anche:
- le ore successive spese per interpretare decisioni ambigue;
- gli errori dovuti a informazioni incomplete;
- i chiarimenti richiesti a posteriori.
- Continui cambi di priorità.
Il multitasking forzato è uno dei nemici principali dell’efficienza. Passare continuamente da un progetto all’altro comporta:
- tempi di riattivazione mentale;
- maggiore probabilità di errore;
- allungamento delle tempistiche complessive.
Queste ore non sono immediatamente visibili, ma incidono pesantemente sul costo interno del progetto.
- Assenza di controllo delle ore.
Molti Studi Tecnici non misurano in modo sistematico le ore lavorate per progetto, fase o attività. Senza un sistema di rilevazione:
- non si distinguono le ore produttive da quelle improduttive;
- non si confronta il tempo stimato con quello consuntivo;
- non si impara dagli errori dei progetti precedenti.
Le wasted hours prosperano dove il tempo non viene misurato.
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Le conseguenze delle Wasted Hours.
Le wasted hours non sono solo un problema organizzativo, ma hanno impatti diretti e misurabili:
- riduzione della marginalità - più ore interne per lo stesso compenso;
- stress e sovraccarico - le persone lavorano di più senza vedere risultati;
- ritardi nelle consegne - il tempo perso all’inizio si paga alla fine;
- difficoltà nel fare preventivi corretti, senza dati storici affidabili.
Nel lungo periodo, uno studio che non governa le wasted hours rischia di lavorare molto… guadagnando poco.
Come individuare le Wasted Hours.
- Rilevazione puntuale delle ore.
Il primo passo è introdurre un sistema di timesheet che permetta di registrare le ore per:
- progetto
- fase
- attività
Non serve un controllo ossessivo, ma una rilevazione coerente e costante.
- Confronto tra ore previste e ore consuntive.
Ogni progetto dovrebbe avere un budget ore iniziale. Il confronto tra previsto e consuntivo consente di individuare:
- fasi sistematicamente fuori controllo;
- attività sottostimate;
- aree dove si concentrano le wasted hours.
- Analisi qualitativa.
Non tutte le ore fuori budget sono wasted hours! È fondamentale chiedersi:
- perché sono state necessarie;
- se erano evitabili;
- se hanno prodotto un valore futuro (standard, modelli, competenze).
Strategie per ridurre le Wasted Hours.
- Migliorare la fase di avvio progetto.
Investire più tempo all’inizio per:
- chiarire obiettivi e perimetro;
- definire deliverable e responsabilità;
- concordare modalità di revisione.
Un’ora spesa bene all’avvio può farne risparmiare dieci in seguito.
- Standardizzare processi e modelli.
Template di elaborati, checklist, procedure operative riducono drasticamente:
- errori;
- rifacimenti;
- tempi morti.
La standardizzazione non riduce la qualità, ma libera tempo per attività a maggior valore.
- Limitare le revisioni gratuite.
Le revisioni infinite sono una delle principali fonti di wasted hours. È fondamentale:
- definire a contratto il numero di revisioni incluse;
- tracciare le richieste extra;
- rendere consapevole il cliente del costo del cambiamento.
EasyPro: lo strumento strategico per convertire le Wasted Hours in valore per il tuo Studio.
Le wasted hours nei progetti degli Studi Tecnici non sono un’eccezione, ma una realtà diffusa e spesso sottovalutata; non derivano dalla scarsa professionalità dei tecnici/Professionisti, bensì da processi poco strutturati, da una gestione del tempo basata sull’esperienza personale e dalla mancanza di dati oggettivi su cui prendere decisioni.
Affrontare il tema in modo sistematico significa fare un salto di qualità nella gestione dello Studio: più controllo sui progetti, maggiore consapevolezza dei costi interni, preventivi più affidabili e, soprattutto, una redditività più stabile.
È in questo contesto che un gestionale come EASYPRO diventa uno strumento strategico, poiché consente di monitorare in modo puntuale le ore lavorate per progetto, fase e attività, confrontando costantemente il tempo preventivato con quello effettivamente consuntivato.
Gli scostamenti emergono subito, quando sono ancora gestibili, permettendo allo Studio di intervenire con azioni correttive tempestive: riorganizzare le risorse, rivedere le priorità, gestire correttamente le varianti e le richieste extra del cliente.
Ma il vero valore di EASYPRO non è solo nel controllo, bensì nella costruzione di una cultura del tempo. Rendere il dato visibile e condiviso aiuta il team a comprendere l’impatto delle proprie attività, migliora la collaborazione interna e trasforma il tempo da problema a leva di gestione.
In questo modo il controllo delle ore non è percepito come uno strumento di sorveglianza, ma come un alleato per lavorare meglio, ridurre le wasted hours e aumentare il valore prodotto dallo studio, progetto dopo progetto.
