{"id":28754,"date":"2023-03-24T09:51:05","date_gmt":"2023-03-24T08:51:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.888sp.com\/it\/blog\/green-jobs-quale-impatto-su-salute-e-sicurezza-negli-edifici-verdi-copy\/"},"modified":"2024-07-05T09:06:42","modified_gmt":"2024-07-05T07:06:42","slug":"archiviazione-documenti-come-gestirla-in-modo-efficiente","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.888sp.com\/it\/blog\/archiviazione-documenti-come-gestirla-in-modo-efficiente\/","title":{"rendered":"Archiviazione Documenti: come gestirla in modo efficiente?"},"content":{"rendered":"
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L\u2019ARCHIVIO DOCUMENTI COSTITUISCE UN ELEMENTO IMPRESCINDIBILE DI OGNI STUDIO E SOCIETA’ DI PROGETTAZIONE.<\/strong><\/p>\n

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Naturalmente un tempo l\u2019archivio documentale era totalmente fisico\/cartaceo, ma con gli anni e l\u2019introduzione di strumenti di stoccaggio sempre pi\u00f9 potenti, quali cloud <\/em>e NAS<\/em>, quasi tutta la documentazione \u00e8 diventata digitale, anche se \u00e8 ancora piuttosto comune imbattersi in soluzioni di archiviazioni ibride.<\/p>\n

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  • Ci\u00f2 che \u00e8 rimasto invariato \u00e8 il bisogno di reperire i documenti in maniera rapida ed efficiente, collegandoli in forma univoca alle commesse e alle anagrafiche dei clienti.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n
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    In sostanza, la necessit\u00e0 \u00e8 quella di seguire il ciclo di vita di un documento, individuabile nei seguenti punti:<\/strong><\/p>\n

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    • creazione o importazione;<\/li>\n
    • classificazione;<\/li>\n
    • collegamento al progetto o pratica di riferimento;<\/li>\n
    • condivisione con i referenti del progetto;<\/li>\n
    • ricerca rapida;<\/li>\n
    • conservazione.<\/li>\n<\/ul>\n
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      Uno strumento di gestione documentale \u00e8 pertanto indispensabile per gestire questo importante processo<\/strong>, trasversale ai macro-processi commerciali, di programmazione, gestione e controllo di commessa e amministrativi.<\/p>\n

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      \u2026Ma dove avr\u00f2 messo quel file?! I rischi di un\u2019archiviazione documentale inefficiente\u2026<\/h2>\n
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      Fare una buona archiviazione documentale significa organizzare e conservare i documenti in modo sistematico e accessibile, al fine di facilitare la loro ricerca, consultazione e utilizzo. <\/em><\/span> <\/p>\n<\/blockquote>\n

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      Quali rischi si corrono se quest\u2019attivit\u00e0 viene condotta in modo inefficiente? \u00c8 presto detto!<\/p>\n<\/div>\n

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      • La perdita di tempo nella ricerca di un documento<\/strong>, magari collocato per errore in una cartella sbagliata. Ben che vada dovremo perdere minuti preziosi a spulciare le altre cartelle in cerca del nostro file, mentre nel peggiore dei casi dovremo rifare il documento o farcelo spedire nuovamente dall\u2019autore.<\/li>\n
      • La mancanza di univocit\u00e0 nella ricerca e nella condivisione<\/strong>. Siamo certi che i documenti vengano posizionati nelle giuste cartelle e che siano sempre condivisi con i giusti referenti?<\/li>\n
      • La cancellazione o alterazione accidentale del documento<\/strong>, magari perch\u00e9 conservato in una cartella in cui i permessi consentono la modifica anche a chi non conosce correttamente le procedure.<\/li>\n<\/ul>\n
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        Tutti questi rischi si traducono in una perdita di tempo o dati a scapito dell\u2019intera organizzazione aziendale.<\/em><\/span> <\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div>\n

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        Dalla Creazione alla Conservazione: le 5 C della Gestione Documentale.<\/h2>\n
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        Stando alle premesse, ecco cosa deve saper fare un gestionale per consentirci un\u2019archiviazione documentale corretta in 5 punti.<\/p>\n

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        • CREAZIONE<\/strong>: generazione dei documenti tramite l\u2019utilizzo di report personalizzabili o modelli di stampa unione, oppure importazione di file ricevuti da soggetti esterni.<\/li>\n<\/ul>\n
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          • CLASSIFICAZIONE<\/strong>: attribuzione di una o pi\u00f9 etichette per consentire una ricerca rapida, secondo diversi parametri.<\/li>\n<\/ul>\n
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            • COLLEGAMENTO<\/strong>: creazione di uno o pi\u00f9 link in grado di rimandare a ogni singolo documento da varie sezioni come la ricerca, l\u2019anagrafica del cliente, la pratica\/progetto, ecc.<\/li>\n<\/ul>\n
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              • CONDIVISIONE<\/strong>: possibilit\u00e0 di consentire la lettura o la modifica dei documenti da pi\u00f9 PC facenti parte della stessa rete interna.<\/li>\n<\/ul>\n
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                • CONSERVAZIONE<\/strong>: storicizzazione e archiviazione dei documenti. Tutti questi elementi sono ugualmente importanti e devono essere trattati con la massima attenzione, in quanto cardini del sistema di gestione documentale, che a sua volta \u00e8 parte fondante di qualunque Studio Tecnico e Societ\u00e0 di Progettazione.<\/li>\n<\/ul>\n
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                  EASYPRO <\/strong>\u00e8 la soluzione ERP-CRM per il settore dell’Architettura, dell’Ingegneria e delle Costruzioni (AEC)<\/strong> che racchiude tutte le funzionalit\u00e0 per il Document Management<\/em> e le rende fruibili sui sistemi operativi macOS\/Windows<\/strong>.<\/p>\n

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