Tutto quello che devi sapere sulle Tabelle Pivot e i vantaggi di averle integrate in un software tecnico.

La tabella Pivot è uno strumento di analisi dei dati che trasforma questi ultimi da “grezzi”, una semplice tabella con righe e colonne, in “aggregati” e “di sintesi”; consente, pertanto, di presentare, calcolare, riassumere e analizzare rapidamente gli stessi dati per creare un report personalizzato.

• Si tratta, di fatto, di una tecnica che ti è di grandissimo aiuto per ricavare e condividere nuova conoscenza dai dati.

A seconda delle tue esigenze e preferenze, puoi utilizzare una tabella Pivot con un foglio elettronico, ad esempio Microsoft Excel, oppure utilizzare altri strumenti online disponibili nel web; tuttavia, la soluzione migliore è avere queste funzionalità integrate nel software applicativo in uso e il perché è presto detto!

1. La soluzione Excel è adatta per un uso desktop; è utile per chi desidera lavorare con dati locali e necessita di funzionalità avanzate tipiche di un foglio elettronico. I dati possono essere caricati da diverse fonti (database), ma sono sempre replicati in locale e non sono “in linea”. Questa soluzione richiede, tra l’altro, una licenza del prodotto utilizzato (in questo caso Microsoft) e buone conoscenze non solo dello stesso ma anche sistemistiche, per sfruttarne tutte le caratteristiche.
2. Una tabella Pivot integrata nell’applicazione, invece, consente di analizzare e visualizzare i dati in modo interattivo e “al volo”. Con questa modalità generalmente non sono disponibili tutte le funzionalità di un foglio elettronico, ma sussiste una maggiore interattività con i dati che la compongono e i processi che li popolano ed è possibile navigare tra le informazioni fino all’origine del dato!

Tabelle Pivot: struttura e funzionalità.

La struttura di una qualsiasi tabella Pivot è autoesplicativa e intuitiva; 3 sono le aree principali di cui si compone e con cui lavorare: righe, colonne e celle con valori aggregati.

Per fare massima chiarezza sull’argomento, immagina ciascun campo dei tuoi dati come una dimensione o una misura, secondo le definizioni che seguono.

• DIMENSIONI: contengono valori qualitativi come nomi, descrizioni, date o dati geografici, ecc. Puoi utilizzare le dimensioni per classificare, segmentare e rilevare i dettagli nei dati. Nella tabella Pivot le dimensioni sono presentate come gerarchie e puoi inserirle in righe e/o colonne.
• MISURE: contengono valori numerici quantitativi; possono essere aggregate e inserite nelle celle. È possibile applicare loro funzioni di aggregazione come somma, media, massimo, minimo e molte altre.

Ogni cella contiene un valore aggregato all’intersezione di una riga e di una colonna che rappresenta dimensioni diverse.
I dati possono essere ordinati o filtrati in base a criteri specifici.

Le 4 funzioni delle Tabelle Pivot.

Riassumiamo le funzioni delle tabelle Pivot nei seguenti 4 punti:

• AGGREGAZIONE

• ORDINAMENTO

• FILTRAGGIO

• SLICING & DICING

Aggregazione

L’aggregazione è la funzione più importante di una tabella Pivot, che agisce sulle misure applicando una determinata regola; la più comune è la somma dei valori, ma è anche possibile applicare la media, il minimo, il massimo, l’incidenza %, ecc.

Ordinamento

L’ordinamento consente di disporre i dati sulla griglia in base alla tua logica aziendale, in modo che diventi più facile comprenderne il significato. Ad esempio, le dimensioni possono essere ordinate in ordine alfabetico, i valori in crescente o decrescente.

Filtraggio

Secondo il principio “less is more”, è molto utile poter definire un sottoinsieme di dati per concentrarsi solo sulle informazioni più importanti.
Sono disponibili filtri basati sulle dimensioni e altri basati sui valori delle misure, ad esempio “i 5 più importanti”.

Slicing & Dicing

Slicing e Dicing sono due operazioni comuni per analizzare e visualizzare i dati in modo più dettagliato, che consentono di suddividere la tabella Pivot in “fette” più piccole per una visualizzazione e un’analisi più mirata dei dati.
La modifica può essere fatta in modo dinamico utilizzando la funzione drag&drop. Non c’è bisogno di chiedere allo specialista IT o alla software house di modificare o ristrutturare il tuo report, basta trascinare e rilasciare i campi necessari.
Questa funzionalità rende la tabella Pivot uno strumento completamente self-service.

Come creare un report da una tabella Pivot in 4 step.

Ora che hai un’idea migliore di cosa sia la tabella Pivot, sporchiamoci le mani con la pratica. La cosa più importante da fare è porsi la domanda: “Cosa vogliamo ottenere con questo report?”
Creiamo, per esempio, un report aziendale per ottenere i ricavi suddivisi per tipologie di commessa e relativi responsabili.

Step 1

Aggiungi i dati alla tabella selezionando i campi da inserire in righe e colonne. In questo caso abbiamo creato una gerarchia multi-livello per diversificare il nostro report con la dimensione “Famiglia”, che classifica i ricavi in base alla tipologia dei clienti, la dimensione “Responsabile” e la dimensione “Tipo” che classificano le commesse per tipologia di fornitura.

Step 2

Scegli i valori che desideri misurare e applica loro l’aggregazione (ad esempio la somma).

Step 3

È ora di filtrare i dati! Adesso che la nostra tabella si è riempita di dati significativi, filtrala aggiungendo la dimensione “Status” e visualizzando le sole commesse in corso.

Step 4

Produci il report in PDF oppure in Excel per condividerlo con i tuoi colleghi.