Boundary Objects: perché sono la sfida della comunicazione aziendale interna?

Com’è difficile comunicare all’interno delle organizzazioni aziendali, soprattutto nelle imprese di costruzioni!
Fatichiamo a comprenderne appieno le cause, ma in realtà la complessità è implicita nella nostra quotidianità.

• Le persone, a seconda della loro cultura e formazione, hanno modi di fare e stili di vita differenti che sono alla base di comportamenti e dinamiche ben definite.

Spesso ce ne dimentichiamo anche se ciò è molto importante quando si tratta di coordinare il lavoro di molte persone, ciascuna con la propria identità, all’interno di un’organizzazione.

L’esempio tipico è il glossario utilizzato nel ciclo passivo all’interno dell’impresa di costruzioni, dove per lo stesso oggetto troviamo nomi diversi che, seppur con qualche sfumatura, identificano la stessa entità.

• Il Preventivista utilizza la risorsa “piastrella” nell’individuare il costo atomico nella sua analisi “a costo”.
• L’Ufficio Acquisti utilizza l’articolo “piastrella 25 x 25 prima scelta colore bianco” quando emette l’ordine di approvvigionamento al fornitore.
• L’Addetto alla Contabilità Fornitori utilizza il conto contabile “materiali edili” quando rileva in prima nota la fattura passiva.
• Il Controller Aziendale utilizza la voce di contabilità analitica “pavimenti e rivestimenti” quando predispone i report per la Direzione.

Questo semplice caso d’uso serve solo per focalizzare l’attenzione sulla necessità aziendale, sempre più marcata, di mettere in relazione le diverse logiche comportamentali e le dinamiche consolidate all’interno delle organizzazioni, specie in quelle più strutturate.

Proprio a tale scopo nascono i Boundary Objects: strumenti che permettono l’interazione tra persone che comunicano in modi differenti e gestiscono le problematiche diversamente. Questi oggetti sono sempre più utili e necessari nelle realtà complesse, soprattutto per la condivisione degli obiettivi organizzativi comuni.

In questo articolo – il primo di una serie dedicata al tema dei Boundary Objects – approfondiamo l’importanza della corretta interazione informativa all’interno dei sistemi gestionali aziendali, strumenti fondamentali per stabilire la piena cooperazione tra i diversi team di lavoro e ottenere risultati vincenti.

Dalle Logiche Istituzionali alle Chiavi di Confine.

Le Logiche Istituzionali corrispondono ai modelli culturali e di approccio con cui gli individui operano nella quotidianità. Procedure e, soprattutto, usi e consuetudini rappresentano le regole con cui si attivano le routine giornaliere di comportamento.

Le logiche condizionano gli atteggiamenti e la comunicazione fra i diversi reparti aziendali che coesistono all’interno della stessa organizzazione, ognuno con le proprie “abitudini”.
Proprio per questo si rende necessario introdurre dei Traduttori (o connettori) che mettono in collegamento logica e attori coinvolti.

I Traduttori – definiti Chiavi di Confine proprio per la loro capacità di facilitare la connessione tra persone e informazioni – svolgono la missione di far interagire i diversi mondi aziendali, al fine di raggiungere un obiettivo comune per l’intera organizzazione.

A loro volta le Chiavi di Confine si concretizzano nei Boundary Objects, che mirano a ottimizzare le strategie di transizione del dato.

Lo scopo dei Boundary Objects: governare la Complessità.

Ti invitiamo a focalizzarti sul seguente “enunciato”:
“Per affrontare la crescente complessità diventa imprescindibile mappare e digitalizzare i processi aziendali”.

In questo percorso la massima attenzione va posta sui punti di contatto fra i diversi “mondi” aziendali che sono costituiti da usi e consuetudini imprescindibili. Questi mondi devono obbligatoriamente lavorare in maniera interconnessa tra loro.

• Ecco svelato lo scopo dei Boundary Objects: rendere possibile la multifunzionalità e il coordinamento di persone che lavorano agli stessi obiettivi organizzativi, anche da sedi remote, con linguaggi differenti e scopi diversi, ma pur sempre allineati.

Boundary Objects, per comunicare oltre i propri confini.

I Boundary Objects possono anche essere definiti come strumenti informatici che permettono ai vari attori facenti parte di un’organizzazione o di diverse organizzazioni, di comunicare oltre i propri confini.

Un Boundary Object fissa un linguaggio o una prassi condivisa da individui che hanno logiche istituzionali differenti: in questo modo tali individui possono comprendere i reciproci obiettivi, valori, conoscenze e prospettive.

Definiamo quindi le 2 caratteristiche tipiche dei Boundary Objects:

• ADATTABILITÀ alle situazioni in cui vengono impiegati;

• AFFIDABILITÀ intesa come capacità di mantenimento dell’integrità e completezza del dato da trasferire.

L’equilibrio fra le due caratteristiche rappresenta la chiave del successo nella gestione della transizione informativa nei moderni ERP, anche e soprattutto per i prodotti integrati e destinati al settore AEC.

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