La normativa nazionale, in linea con le disposizioni europee, ritiene sempre più necessario il controllo delle spese pubbliche. Ecco perché, oltre alla fattura, è stato introdotto un altro documento in formato elettronico: l’ordine per l’acquisto di beni e servizi eseguito dagli Enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN).
Tutte le realtà aziendali che collaborano con questi Enti – dal piccolo studio tecnico alla multinazionale – devono quindi allinearsi alle nuove direttive. A tale scopo, l’impiego dei più aggiornati software informatici si rivela indubbiamente la miglior soluzione per aiutarti a trasformare un’ulteriore complessità procedurale in un’opportunità di ammodernamento del tuo metodo di lavoro.
Cos’è il Nodo Smistamento Ordini?
Riportiamo di seguito la definizione del Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) così com’è descritta nelle Linee Guida del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF):
Lo scopo dell’NSO è quindi quello di controllare e convalidare la trasmissione telematica degli ordini d’acquisto emessi dagli enti del SSN. Non ci resta che approfondire il suo utilizzo da parte degli attori coinvolti, dando innanzitutto una scorsa veloce alla legge.
Cosa dice la normativa: dalle scadenze al metodo procedurale.
L’ordine elettronico in Sanità via NSO è stato introdotto dalla Legge diBilancio 2018.
La sua regolamentazione è prevista dal Testo coordinato del D.M. 7 dicembre 2018, modificato e integrato dal D.M. 27 dicembre 2019, che legifera circa l’emissione dei documenti da effettuarsi esclusivamente in forma elettronica e la cui trasmissione avviene per il tramite del Nodo di Smistamento degli Ordini (art. 3 c.1) con le seguenti decorrenze:
Nelle suddette fatture elettroniche diventa obbligatorio riportare gli estremi dei documenti secondo le modalità stabilite nelle Linee Guida (art. 3 c.3).
Eventuali e-fatture non conformi, ovvero prive dei dati dell’ordine, non possono più essere liquidate e, quindi, pagate dagli Enti del SSN e dai soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti Enti a far data dal 1° gennaio 2021 per i beni e dal 1° gennaio 2022 per i servizi (art.3 c.4).
Il presente decreto, nel suo art.2 c.1, indica che le regole tecniche relative alle modalità di emissione e trasmissione, nonché le linee guida concernenti la gestione dei documenti, sono rese disponibili mediante la pubblicazione in un’apposita sezione del sito Internet del MEF.
Documenti elettronici: quali sono i dati necessari negli ordini e nelle fatture?
Come descritto nel capitolo 1 delle Linee Guida, l’NSO gestisce lo scambio degli ordini di acquisto (e degli altri documenti eventualmente occorrenti) tra clienti e fornitori; oltre a provvedere al loro recapito, l’NSO verifica che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.
Due sono gli elementi su cui focalizzare l’attenzione:
- il Messaggio che, tra gli altri dati, indica il Mittente e il Destinatario del Documento;
- il Documento, ovvero un file contenente i dati di business necessari per l’effettuazione della prestazione (ad esempio, le descrizioni dei prodotti, le quantità, i prezzi e le modalità di esecuzione).
In pratica, l’NSO riceve i Messaggi dagli Enti soggetti a tale obbligo e controlla che siano correttamente formati. Se tale verifica va a buon fine, li inoltra ai rispettivi Destinatari e, con apposite Notifiche di sistema, informa i Mittenti sull’esito della verifica e del recapito.
Ogni Documento è identificato tramite un’apposita Tripletta di identificazione, formata dall’identificativo del soggetto emittente, dal numero e dalla data di emissione. Questa tripletta dev’essere essere riportata nelle fatture elettroniche riferite all’ordine all’interno del campo 2.1.2 DatiOrdine e, più specificatamente, dove di seguito indicato:
Obbligo NSO, per un futuro digitale a tutto tondo.
L’attuale funzionamento dell’NSO è solo un primo step verso la completa digitalizzazione dei documenti del ciclo dell’ordine in ambito sanitario.
Secondo l’Osservatorio Digital B2b, nel medio periodo sarebbe auspicabile estendere l’obbligo dapprima ai Documenti di Trasporto – al momento slegati dai vincoli imposti per gli ordini e le relative fatture – e successivamente all’intera Pubblica Amministrazione, così da permettere un maggior controllo sulla spesa pubblica e terminare il processo di digitalizzazione iniziato nel 2014 con la fatturazione elettronica.
L’importanza del software per gestire l’NSO in pochi clic.
Stando alle prospettive future, gli obblighi legati all’NSO sono in fase di espansione e il rapporto che le aziende avranno con questo tipo di documentazione è, di conseguenza, destinato ad aumentare.
Ecco perché diventa necessario l’utilizzo di un software che permetta di gestire il ciclo documentale che va dall’ordine ricevuto alla fattura emessa, in cui applicare la c.d. “Tripletta”.
Nell’ambito di questo processo merita un inciso l’importante ruolo dell’intermediario SATA, operatore del settore che collabora con 888 Software Products S.r.l. e che rende disponibile la ricezione degli ordini elettronici ai fornitori degli enti del SSN.
Devi sapere che, ai fini della gestione del ciclo dell’ordine tramite SDI è disponibile il servizio Full NSO Peppol, integrato con il canale NSO.
SATA dispone di un proprio Access Point (AP) Peppol su cui registra ciascuna azienda utente assegnandole il proprio Peppol-ID, che sarà comunicato ai clienti affinché lo inseriscano negli ordini per abilitare l’azienda utente a operare secondo la normativa.
La ricezione degli Ordini via SATA permette proprio di disporre dei dati necessari alla corretta creazione e al relativo invio delle fatture elettroniche tramite i software Matrix Azienda e EasyPro.
